Zakup kawy czy herbaty, cukru, wody mineralnej czy drobnego poczęstunku (słodyczy lub owoców) podawanych w trakcie spotkań z kontrahentami czy wykorzystywane przez pracowników nie jest obecnie niczym nadzwyczajnym lecz przyjętą przez wiele firm normą, zasadą postępowania.
Na gruncie ustawy o PDOP (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy) nie stanowią kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Celem wydatków na reprezentację jest m.in. stworzenie i utrwalenie właściwego wizerunku przedsiębiorstwa, który to z kolei może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji „obraz przedsiębiorcy” przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne. Na tej podstawie zasadniczym kryterium, wg którego przedsiębiorca powinien dokonywać rozróżnienia wydatków na reprezentacje, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów od tych, które kosztem takim mogą być – powinien być cel ponoszonego wydatku. Wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP podlegać będą bowiem te wydatki, które mają na celu budowanie wizerunku Spółki jako przedsiębiorcy. Powyższe potwierdza wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 17 czerwca 2013 r. w składzie siedmiu sędziów (sygn. II FSK 702/11) a także interpretacja ogólna Ministra Finansów z dnia 25 listopada 2013 r., sygn. DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521. Jednocześnie powyższe stanowiska wskazują, że na podstawie regulacji art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.
Wątpliwości nie powinna budzić kwalifikacja zakupu kawy, herbaty czy drobnego poczęstunku w celu ich wykorzystania w trakcie spotkań z kontrahentami. Wydatki tego rodzaju w celu ich wykorzystania na poczęstunek dla kontrahenta odwiedzającego firmę w celach biznesowych, nie mają charakteru reprezentacji i mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. W tym zakresie jeżeli wydatki takie wiążą się ze zwykłą formą poczęstunku i w żaden sposób nie wypełniają definicji reprezentacji, czyli stanowią działania zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości – podatnik ma prawo zaliczyć je w koszy uzyskania przychodów.
W odniesieniu do pracowników należy wskazać, że gdy do wydania napojów pracownikom zobowiązują pracodawcę przepisy wynikające z prawa pracy, nie ma wątpliwości, że wydatki takie można zaliczyć do kosztów uzyskania podatkowych. Nadto, powszechnym zwyczajem jest kupowanie dla pracowników kawy lub herbaty z przeznaczeniem do ogólnego korzystania czy też drobnych słodyczy czy owoców. Wpływa to nie tylko na atmosferę pracy, ale również na jej wydajność i komfort. Organy podatkowe uznają wydatki poniesione na takie zakupy jako koszty uzyskania przychodów, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 10 grudnia 2014 r. sygn. IBPBI/2/423-1118/14/MS, z dnia 17 sierpnia 2009 r., sygn. IBPBI/2/423-603/09/PC, Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 24 stycznia 2011 r. sygn. IPPB1/415-1025/10-4/ES).
Tomasz Musialski
Konsultant Podatkowy w Dziale Podatków Bezpośrednich ECDDP