„Jeśli pracownik złoży do kadr wniosek urlopowy, to jaki czas trzeba przechowywać w archiwum takie wnioski? Przy normalnych dokumentach jest to 5 lub 10 lat, a takie dokumenty jak wnioski urlopowe?"
Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej. W przypadku akt osobowych pracownika termin przechowania wynosi 50 lat licząc od dnia zakończenia stosunku pracy, a w przypadku dokumentacji płacowej 50 lat licząc od dnia jej wytworzenia.
Zważywszy, że większość czynności związanych ze stosunkiem pracy wymaga formy pisemnej, pracodawca nie może przechowywać ich tylko i wyłącznie w formie elektronicznej. Stanowisko takie przyjęła Państwowa Inspekcja Pracy z dn. 09.04.2010 r. (GPP-87-4560-29/10/PE/RP), która wypowiedziała się, iż wersja elektroniczna może być jedynie dodatkową formą prowadzenia akt osobowych i dokumentacji osobowej pracowników, także w stosunku do tych dokumentów, które dla swojej ważności czy dla celów dowodowych nie wymagają formy pisemnej. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne akta dla każdego pracownika.
Nie ma w prawie pracy przepisów, które wprost nakazywałyby przechowywać wnioski urlopowe. Pracodawca ma bowiem jedynie obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Zgodnie z ww. rozporządzeniem, pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika:
- akta osobowe,
- dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami,
- kartę ewidencji czasu pracy,
- imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
- kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Według Kodeksu pracy urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Nie ma żadnego przepisu, który ustanawiałby obowiązek zachowania formy pisemnej dla wniosków urlopowych i dołączania go do akt osobowych pracownika. Obowiązek pisemnego składania wniosków urlopowych, który zazwyczaj obowiązuje u pracodawców wynika zwykle z regulaminów wewnętrznych obowiązujących w danym zakładzie pracy. Niezależnie od przyjętej u pracodawcy formy składania wniosków urlopowych fakt wykorzystania urlopu w danym dniu musi być odnotowany w karcie ewidencji czasu pracy. Na każdym pracodawcy spoczywa bowiem obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.
Należy podkreślić, że
Karty ewidencji czasu pracy należy przechowywać przez 3 lata (tyle bowiem w prawie pracy wynosi okres przedawnienia roszczeń pracowniczych ze stosunku pracy).
Magdalena Wojtas – aplikantka radcowska
Lex Patronum Kancelaria Prawna Kraków
Podstawa prawna:
- Ustawa z dn. 26.06.1974 r. Kodeks pracy - tekst jedn. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - Dz.U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.