W drodze uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu, inwentaryzuje się na dzień bilansowy m.in. należności, w tym udzielone pożyczki. Wynika to z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Polega to w praktyce na wysłaniu do dłużnika pisma z prośbą o potwierdzenie salda i oczekiwaniu na jego zwrot z odpowiednią adnotacją dłużnika.
Gazeta Podatkowa nr 90 (714) z dn. 2010.11.10, strona 1
Autor: Dorota Przybyszewska
Ustawa o rachunkowości nie przewiduje obowiązku potwierdzania sald zobowiązań. Dłużnik nie musi więc wysyłać pism z prośbą o uzgodnienie salda swojego zobowiązania. Natomiast jest on zobowiązany do czynnego uczestniczenia w uzgadnianiu sald, jeżeli otrzyma pismo od wierzyciela z prośbą o potwierdzenie salda jego należności. Po otrzymaniu takiego pisma dłużnik dokonuje pisemnego potwierdzenia zgodności salda lub też wskazuje ewentualne różnice czy zastrzeżenia i odsyła je wierzycielowi. W ten sposób zostaje zinwentaryzowana zarówno należność u wierzyciela, jak i zobowiązanie u dłużnika.
Z inicjatywą uzgodnienia rozrachunków występuje zatem wierzyciel, a więc jednostka, która ma należność. Nie zawsze jednak dłużnik otrzyma pismo z prośbą o potwierdzenie salda. Nie oznacza to, że zobowiązanie wówczas ma pozostać niezinwentaryzowane. Inwentaryzacji rocznej podlegają wszystkie aktywa i pasywa. Przy czym dla tych, których nie inwentaryzuje się metodą spisu z natury i potwierdzania sald, art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości przewiduje metodę zweryfikowania stanu i realnej wartości.
Jeśli więc prośba o uzgodnienie salda od wierzyciela nie nadejdzie, dłużnik powinien zinwentaryzować swoje zobowiązania drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami (np. fakturami) i weryfikacji realnej wartości. Dotyczy to także m.in. zobowiązań publicznoprawnych, wobec pracowników lub osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych.