16 mar 13 15:01

Co z kosztami wyżywienia w delegacji?

Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach są, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy PIT, wolne od podatku dochodowego.

Poleć
Udostępnij
0
Skomentuj

Ustawodawca ograniczył więc wysokość zwolnienia od podatku wyłącznie do diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, określonych w przepisach ustaw bądź wydanych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej rozporządzeń z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, ze zm.) oraz poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, ze zm.). W przypadku podróży krajowej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:przejazdów;noclegów;dojazdów środkami komunikacji miejscowej;innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.Istotą diety jest pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Jednocześnie jednak, zgodnie z §4 ust. 3 rozp. w sprawie podróży krajowych, jeśli pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie, dieta nie należy się.Oznacza to, jeśli pracodawca zapewnia pracownikom całodzienne wyżywienie nie ma obowiązku wypłacania diety. W podróży krajowej, aby nie wypłacać diety należy zapewnić pracownikowi całodzienne wyżywienie. W podróży zagranicznej natomiast wypłacana dieta ulega pomniejszeniu zapewniono pracownikowi część posiłków. Problemem, z jakim borykają się pracodawcy (a dokładnie ich służby kadrowe) jest odpowiedź na pytanie – kiedy mamy do czynienia z zapewnieniem pracownikowi wyżywienia? Czy wyłącznie wtedy, gdy posiłki zostały mu fizycznie dostarczone, czy także wtedy, gdy opłacono je z góry? A co z sytuacją, gdy zwracamy pracownikowi poniesione przez niego wydatki już po powrocie z podróży służbowej, np. na podstawie załączonych do rozliczenia delegacji paragonów czy faktur?W mojej ocenie każda z powyższych form stanowi zapewnienie wyżywienia. W przypadku opłaty z góry za posiłki czy też ich fizyczne dostarczenie (poprzez np. zamówioną firmę cateringową) nie ma wątpliwości, że wyżywienie zostało zapewnione. A co z sytuacją, kiedy zwracamy pracownikowi poniesione przez niego wydatki? Takie rozwiązanie także może być, moim zdaniem, uznane za zapewnienie wyżywienia. Jeśli udający się w podróż pracownik ma wiedzę, że poniesione przez niego wydatki na jedzenie będą mu zwrócone i zna obowiązujące w tym zakresie zasady (np. to, że kwota zwrotu nie jest w pełni dowolna, ale wewnętrzne uregulowania firmy przewidują maksymalny pułap zwrotu lub że musi udokumentować poniesione wydatki) to może przyjąć, że wyżywienie mu zapewniono. Zwrot na podstawie okazanych dokumentów stanowi jedynie techniczną formę rozliczenia. Zamiast opłacać posiłki z góry lub wypłacać pracownikowi zaliczkę na nie przed wyjazdem, pracodawca zwraca mu poniesione koszty. Identycznie będzie wyglądała sprawa zapewnienia wyżywienia w podróży zagranicznej.1Możemy zatem uznać, że nie musimy wypłacać diet, gdyż zapewniliśmy pracownikowi całodzienne wyżywienie.W tym momencie kończą się problemy kadr, a zaczynają problemy działu księgowego. W takiej sytuacji pojawia się bowiem pytanie – czy dokonany pracownikowi zwrot wydatków na wyżywienie, ponad wskazane limity diet lub zapewnienie mu wyżywienia o wartości przekraczającej limit powinien być opodatkowany?Nadwyżka diety ponad wskazany w przepisach limit podlega bowiem opodatkowaniu. W przypadku podróży krajowej limit ten wynosi 23 zł. W przypadku wyjazdów zagranicę kwota zależy natomiast od kraju, do którego wysyłano pracownika. Na szczęście nie! Wartość posiłków zapewnionych pracownikom podczas podróży służbowej lub zwróconych im wydatków przekraczających limit diety jest zwolniona z opodatkowania. I co najważniejsze - takie zdanie mają także organy podatkowe.W interpretacjach wydanych przez organy czytam, iż „W sytuacji, kiedy spółka sama finansuje bezpośrednio koszty całodziennego wyżywienia pracowników, a pracownikom przebywającym w podróży służbowej nie są wypłacane diety, wartość finansowanych przez pracodawcę kosztów wyżywienia nie stanowi dla pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu” ( interpretacja z dnia 23 lutego 2010 r., Izba Skarbowa w Warszawie, nr IPPB1/415-934/09-5/KS) oraz to, że „Nadwyżka kwoty, wynikającej z faktury za wyżywienie podczas podróży służbowej, ponad limit diety określonej w przepisach, w przypadku opłacania przez pracodawcę wyżywienia nie stanowi przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu.” (interpretacja z dnia 26 stycznia 2009 r., Izba Skarbowa w Warszawie, nr IPPB2/415-1513/08-2/AK). Podobne stanowiska zajęła także Izba Skarbowa w Katowicach (interpretacja z dnia 11 maja 2010 r., nr IBPBII/1/415-106/10/BD):„Zatem w myśl cytowanych przepisów, jeżeli w opisanym zdarzeniu przyszłym będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową, to kwoty zwróconych pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową wynikających z przedstawionej przez pracownika faktury lub rachunku, czyli koszty całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej podlegać będą zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pod warunkiem, że Spółka będzie finansować bezpośrednio koszty całodziennego wyżywienia pracownika, a pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej nie będą wypłacane diety.” Organy podatkowe zastrzegają jednak, iż warunkiem zwolnienia jest to, że „Spółka sama będzie finansować bezpośrednio koszty całodziennego wyżywienia pracownika”. Jak to rozumieć?  Wydaje się, że dotyczy to sytuacji, w których faktura lub rachunek zostały wystawione wyłącznie na pracodawcę, bez względu na to, że odebrał je pracownik podczas delegacji. Wystawienie faktury czy rachunku na pracodawcę pozwala na uznanie, że to pracodawca zapewnił nam wyżywienie. Dokument został bowiem wystawiony na niego, poniósł on jego ekonomiczny ciężar, jedynie samo rozliczenie nastąpiło nie poprzez bezpośrednią zapłatę sprzedawcy posiłku poprzez zwrot kosztów pracownikowi. Podsumowując należy uznać, iż obliczając składki na podatek PIT pracownika, który był w delegacji, i któremu nie wypłaca się diet, ale zwraca faktycznie poniesione koszty wyżywienia nie należy w podstawie opodatkowania uwzględniać tychże zwracanych kosztów, nawet jeśli przekraczają one limity diet. Najważniejsze jednak, jest to, że aby zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy PIT znalazło zastosowanie koniecznym jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Tym samym należy pamiętać, że każda podróż w jaką wysyłamy pracownika powinna mieć związek z działalnością gospodarczą pracodawcy.1 Należy jednak pamiętać, że w przypadku podróży zagranicznych dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Jednocześnie w takiej podróży dieta należy się nawet wówczas, gdy pracownik otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej). Zgodnie z §4 ust. 1 rozporządzenia o podróżach zagranicznych przysługuje mu 25% diety określonej według zawartych w rozporządzeniu zasad.

Poleć
Udostępnij
0
Nie udało się dodać załącznika.
Nie udało się dodać więcej załączników, usuń któryś z już dodanych.
Poczekaj chwilę - trwa dodawanie załączników.

Komentarz został wysłany.

Przepraszamy Twój komentarz nie może zostać wysłany

Wkrótce pojawi się w serwisie. Zachęcamy do dalszej dyskusji. Wystąpił błąd i nie można zapisać komentarza.
Napisz komentarz...

 
Brak zdjęcia













Wpisz, jak chcesz się przedstawić
lub zaloguj się

Przejdź do profilu

Szukaj

poniedziałek, 22 grudnia 2014

CzasDaneOkresAktualna wartość
06:00Japonia - Miesięczny raport BoJGrudzień
16:00USA - Sprzedaż domów na rynku wtórnymListopad

Najbliższe dni wolne na rynkach

Śr, 24 gru 14W. Brytania - sesja skrócona - koniec o 13:30 CET
Śr, 24 gru 14Polska - Wigilia
Śr, 24 gru 14USA - sesja skrócona - koniec o 19:00 CET
Śr, 24 gru 14Francja - sesja skrócona - koniec o 14:05 CET
Czw, 25 gru 14Polska - Boże Narodzenie
Pią, 26 gru 14Polska - Drugi Dzień Bożego Narodzenia
Śr, 31 gru 14Niemcy - dzień wolny
Śr, 31 gru 14W. Brytania - sesja skrócona - koniec o 13:30 CET
Śr, 31 gru 14Francja - sesja skrócona - koniec o 14:05 CET

Najbliższe terminy podatkowe

22 grudnia 2014 (poniedziałek)CIT - Termin zapłaty zaliczki na podatek dochodowy przez osoby prawne.
22 grudnia 2014 (poniedziałek)PIT - Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych.
22 grudnia 2014 (poniedziałek)RYCZAŁT - Zapłata zryczałtowanego podatku dochodowego od przychodów ewidencjonowanych.
29 grudnia 2014 (poniedziałek)AKCYZA - Podatnicy podatku akcyzowego rozliczają akcyzę.
29 grudnia 2014 (poniedziałek)VAT - Rozliczenie podatku od towarów i usług za poprzedni miesiąc - VAT 7.