Fiskus wymaga od podatników - zarówno osób fizycznych, jak i firm - ujawnienia wielu danych. Trzeba je również na bieżąco aktualizować. Przysparza to podatnikom sporo problemów. Nie ma bowiem jednego trybu zgłaszania zmian. Forma, w jakiej należy to zrobić, zależy od statusu ewidencyjnego podatnika.
Obywatel z PESEL
Najmniej obowiązków związanych z aktualizacją danych ewidencyjnych mają osoby, których identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL. Prawie wszystkie ich dane wymagane w kontaktach z fiskusem przekazywane są z rejestru PESEL do Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP), zintegrowanej w skali kraju elektronicznej bazy informacji o podatnikach. Transferowane są: nazwisko, imiona, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo, adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy, rodzaj i numer dowodu osobistego, numer PESEL. Jeżeli w tym zakresie następują modyfikacje, nowe dane są niezwłocznie przekazywane z rejestru PESEL. Podatnicy nie muszą informować o ich zmianie.
To jednak nie wszystkie dane potrzebne lub ułatwiające tym osobom wywiązywanie się z obowiązków podatkowych. Niektóre informacje muszą podać samodzielnie. Są to: adres zamieszkania inny niż zameldowania, osobisty rachunek bankowy, e-mail oraz numer telefonu.
Aktualny adres zamieszkania, o ile jest inny niż zameldowania, trzeba zgłosić obowiązkowo. Są dwie możliwości poinformowania urzędu skarbowego o jego zmianie. Pierwszy to podanie nowego adresu zamieszkania w składanej deklaracji, np. w zeznaniu rocznym, lub w innym dokumencie związanym z obowiązkiem podatkowym. Drugim sposobem jest złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu oznaczonym symbolem ZAP-3. Należy z niego skorzystać, jeżeli obecny adres chce się zgłosić przed terminem złożenia deklaracji lub innego dokumentu związanego z obowiązkiem podatkowym. W przypadku gdy po przeprowadzce zmienia się właściwość urzędu skarbowego, ZAP-3 należy zanieść lub wysłać do "nowego" urzędu skarbowego.
Podatnicy, którzy w kontaktach z fiskusem posługują się numerem PESEL, samodzielnie przekazują również informacje o swoim osobistym rachunku bankowym - gdy chcą otrzymywać nadpłaty podatków przelewem, lub o likwidacji konta - gdy rezygnują ze zwrotów bezgotówkowych. Dane te zgłasza się na druku ZAP-3. W przypadku zmiany rachunku bankowego nie trzeba składać dwóch formularzy: jednego informującego o likwidacji dotychczasowego konta, a drugiego z numerem nowego. Wystarczy jedno zgłoszenie - z nowym rachunkiem bankowym. Traktuje się to jako aktualizację stanu poprzedniego.
Adres e-mail i numer telefonu, czyli informacje ułatwiające urzędnikom kontakt z podatnikiem, ujawniane są fakultatywnie. Jeżeli dana osoba chce je podać lub zaktualizować, składa formularz ZAP-3.
Podatnicy z NIP
Podatnicy, dla których identyfikatorem podatkowym jest NIP, muszą składać zgłoszenia aktualizacyjne, aby poinformować o zmianie swoich danych podatkowych. Mają na to 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Sanowi o tym art. 9 ust. 1 ustawy o ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Podatników tych można podzielić na trzy grupy.
Do pierwszej zaliczają się przedsiębiorcy wpisani w CEIDG. Aktualizacji danych, także nieobjętych wpisem, dokonują za pośrednictwem tej ewidencji. Jako zgłoszenie aktualizacyjne składają wniosek CEIDG-1, dołączając ewentualnie odpowiednie załączniki (CEIDG-MW, CEIDG-RB, CEIDG-RD, CEIDG-SC, CEIDG-POPR). Teoretycznie przedsiębiorcy nie muszą informować urzędu skarbowego o zmianie danych przekazywanych z rejestru PESEL (wcześniej wymienionych). Należy jednak pamiętać o następującej kwestii. W przypadku przedsiębiorców objętych rejestrem PESEL i wpisanych do CEIDG wniosek o wpis jest źródłem danych ujawnianych w ewidencji oraz przekazywanych w ramach procedury "jednego okienka" nie tylko do naczelnika urzędu skarbowego, ale również ZUS/KRUS i GUS. Zmiana, np. nazwiska, wymaga więc mimo wszystko złożenia na formularzu CEIDG-1 wniosku o zmianę wpisu.
Drugą grupę podatników zobligowanych do aktualizowania swoich danych ewidencyjnych stanowią osoby fizyczne niebędące przedsiębiorcami wpisanymi w CEIDG, lecz których identyfikatorem podatkowym jest NIP. Zgłoszenia aktualizacyjnego dokonują na formularzu NIP-7, ewentualnie wraz z odpowiednimi załącznikami (NIP-B lub NIP-C). Składają je w urzędzie skarbowym lub wysyłają na jego adres. W przeciwieństwie jednak do przedsiębiorców wpisanych w CEIDG nie muszą informować o zmianie personaliów przekazywanych fiskusowi z rejestru PESEL.
Trzecia grupa zobowiązanych do aktualizowania danych podatkowych to osoby prawne i jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej. Podmioty te składają zgłoszenia aktualizacyjne na druku NIP-2, dołączając w razie potrzeby odpowiednie załączniki (NIP-2/A, NIP-B, NIP-C lub NIP-D).
Zmiana danych przedsiębiorców wpisanych w KRS może dotyczyć informacji objętych wpisem, np. adresu siedziby, albo niepodlegających wpisowi, np. rachunków bankowych. W pierwszym przypadku aktualizacja danych w urzędzie skarbowym mogłaby być dokonywana za pośrednictwem sądu. Przedsiębiorcy, którzy wniosek o zmianę wpisu składają w formie papierowej, wraz z nim muszą złożyć zgłoszenie aktualizacyjne NIP-2. Sąd przesyła je do wskazanego urzędu skarbowego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni roboczych od dnia dokonania wpisu. Przedsiębiorcy, którzy wniosek o zmianę wpisu przekazują w formie elektronicznej, powinni pamiętać, że w ten sposób nie złożą NIP-2. Zgłoszenia aktualizacyjnego nie można przesłać przez internet. Należy je złożyć w urzędzie skarbowym w formie papierowej.
O zmianie informacji nieobjętych wpisem w KRS trzeba poinformować samodzielnie. Zgłoszenie aktualizacyjne składa się w urzędzie skarbowym lub wysyła na jego adres.
Podmioty niepodlegające wpisowi w KRS, np. spółki cywilne w zakresie jej danych, wszystkie zmiany zgłaszają samodzielnie. Zgłoszenia aktualizacyjne składają bezpośrednio w urzędzie skarbowym lub wysyłają na jego adres.
Aktualizacji danych ewidencyjnych dotyczących podatkowych grup kapitałowych dokonuje wskazana w umowie spółka reprezentująca grupę. Obowiązek ten jest niezależny od konieczności aktualizacji danych, który ciąży na każdej ze spółek wchodzących w skład grupy.
Zmiany w VAT-R
Na podatnikach podatku od towarów i usług spoczywa ponadto obowiązek aktualizacji danych objętych zgłoszeniem VAT-R. Zgłoszenie to muszą zasadniczo złożyć podmioty prowadzące działalność jako czynni podatnicy VAT. Dotyczy to osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej oraz osób fizycznych wykonujących samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat tej działalności. Podatnicy zwolnieni z VAT ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotów (tzw. drobni przedsiębiorcy) oraz podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT mogą, ale nie muszą składać zgłoszenia rejestracyjnego. Jeżeli to zrobią, są rejestrowani jako "podatnicy VAT zwolnieni".
Nie każda modyfikacja danych podatkowych wymaga aktualizacji zgłoszenia VAT-R. Wynika to z art. 96 ust. 12 ustawy o VAT. Aktualizacji zgłoszenia VAT-R trzeba dokonać, gdy zmieniają się informacje nieobjęte obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, np. sposób rozliczania podatku VAT. Zmiany pozostałych danych, np. nazwy przedsiębiorstwa, nie pociągają za sobą obowiązku aktualizacji VAT-R. Wystarczy złożyć zgłoszenie aktualizacyjne dla celów ewidencyjnych - odpowiednio na formularzu CEIDG-1, NIP-2 albo NIP-7. Nie ma to jednak zastosowania, jeżeli zgłaszana modyfikacja powoduje zmianę właściwości urzędu skarbowego. W takiej sytuacji, poza złożeniem CEIDG-1, NIP-2 albo NIP-7, trzeba również zaktualizować VAT-R. Na aktualizację danych zawartych w zgłoszeniu VAT-R jest 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana.
Gazeta Podatkowa nr 97 (929) z dnia 3.12.2012, strona 12
Dział: Przewodnik Gazety Podatkowej
Autor: Małgorzata Żujewska